Każdemu kto organizuje konferencję zależy na tym aby była ona jak najlepiej przygotowana. Przed organizacją należy zadać sobie pytanie: Ile osób może na nią przyjść: jeśli oszacujemy za dużo, sala będzie sprawiała wrażenie pustej , co utrudni odbiór słuchaczom, jeśli za mała, słuchacze się nie pomieszczą. Warunki będą niekomfortowe jeśli w środku lata konferencja odbędzie się w sali bez klimatyzacji. Z kolei w zimie nie można sobie wyobrazić sali bez ogrzewania.

Nie bez znaczenia pozostaje kwestia sprzętu. Większość nowoczesnych sal jest wyposażona w dobra techniki takie jak projektor, duży ekran, komputer multimedialny, sprzęt audio i inne sprzęty niezbędne do pokazania prezentacji. Trzeba zadbać aby osoby prowadzące konferencje miały dostęp do wszystkiego co im jest potrzebne, aby właściwie przeprowadzić konferencję.

Należy także zadbać o słuchaczy. Jeśli konferencja ma trwać więcej dni dobrze aby odbywała się w hotelu, aby przyjezdni tez mogli z niej skorzystać. W przerwach uczestnicy zapewne chcieliby się zrelaksować. Aktywny wypoczynek zapewni na przykład sala do tenisa stołowego czy bilarda. nie bez znaczenia pozostaje też fakt czy w pobliżu znajduje się sklep spożywczy lub z pamiątkami…